Hoe begroot ik mijn project?

We durven het al eens onderschatten of er op zijn minst veel te laat aan beginnen: de begroting van projecten.

Wat is dan een ‘goede’ begroting? En hoe begin je eraan? Hieronder vind je een paar eenvoudige tips om jouw project meer kans op slagen te geven.

Wat is een begroting?

Je begroting is eigenlijk niets meer of minder dan het vertalen in cijfers van je projectvoorstel. Het zet alle resultaten en activiteiten die je wil realiseren om in middelen: wat heb je ervoor nodig in termen van mensen, materiaal, locaties, budget, etc. …

Een simpele begroting bestaat steeds uit een inkomstenzijde en een uitgavenzijde.

Indien je met je projectvoorstel subsidies aanvraagt, mag je bovendien geen ‘winst’ genereren op je project. Je inkomsten en uitgaven zullen dus gelijk moeten zijn. Dit noemen we een begroting in evenwicht. Dit kan samengevat worden in onderstaande simpele berekening:

Denk er verder aan dat projecten steeds begrensd zijn in tijd. Je maakt de begroting dan ook op voor de duur van je project. Verschillende subsidiereglementen stipuleren ook vaak de eerste en uiterste datum waarop kosten mogen gemaakt worden die in aanmerking komen voor de subsidie. Hou daar ook steeds rekening mee bij het opmaken van je begroting. 

Een begroting is ook altijd een toekomstprojectie: het is een inschatting van de inkomsten en uitgaven die je denkt te zullen maken. De kunst is evenwel om die inschatting zo realistisch mogelijk te maken en dit te staven met bronnen of berekeningen.

Wees in je begroting ook altijd zo transparant mogelijk. Dat wekt vertrouwen bij de beoordeelaars van je dossier.

Hoe begin je er aan?

Bij de meeste projectoproepen is er een sjabloon voor je begroting. Desondanks is het aan te bevelen dat je de begroting eerst voor jezelf opmaakt en vervolgens de inkomsten en uitgaven in je sjabloon plakt. De meeste sjablonen clusteren je inkomsten en uitgaven ook per kostensoort.

Globaal genomen wil men uit je begroting volgende informatie kunnen halen: hoeveel subsidie je nodig hebt, de verhouding van die subsidies ten opzichte van de totale kost van het project, voor welke uitgaven je die zal aanwenden, hoe je dat bedrag berekend hebt, voor welke onderdelen van je project je dit bedrag zal inzetten, welke andere inkomsten je verwacht en hoe concreet die zijn.

Laat ons nu even apart de inkomstenzijde en de uitgavenzijde bespreken.

De inkomsten

Aan de inkomstenzijde vermeld je in de eerste plaats het gevraagde subsidiebedrag voor het project. 

Daarnaast som je ook je eigen inbreng in het project, de inbreng van partners, mogelijke inkomsten (bijvoorbeeld uit ticketverkoop of uitkoopsommen), sponsoring/giften of andere inkomstenbronnen op.

Tenslotte geef je ook aan voor welke kosten je de subsidie vooral wil gebruiken. Het is belangrijk te onthouden dat je aan de inkomstenzijde enkel bedragen opneemt voor inkomstenbronnen die je kan uitdrukken in geld.

Bijdragen in natura of logistieke ondersteuning door een partner kan je wel vermelden, maar dan zonder bedrag. Zo kan het bijvoorbeeld dat je van een partner gratis gebruik mag maken van diens zaal om je project in te laten doorgaan, dat kan je dan vermelden bij de ‘inbreng van partners’ zonder er evenwel een bedrag op te plakken, namelijk ‘0 euro’.

De uitgaven

Onder de uitgaven vat je alles samen waarvoor je binnen je project kosten gaat maken: de aankoop van diensten, de aankoop of huur van goederen die je nodig hebt voor je project, de huur van lokalen, verblijfskosten of verplaatsingskosten, administratieve kosten, communicatiekosten, verzekeringen, etc.

Voor alle uitgaven geldt dat je die zo goed mogelijk moet specifiëren. Als je bijvoorbeeld een flyer laat drukken onder je ‘communicatiekosten’, vraag dan best al een offerte op bij een drukkerij zodat je een exact bedrag kan gebruiken in je begroting.

Algemene tips

Als algemene tips geven we tenslotte graag nog volgende zaken mee:

• Het is niet omdat je bij een bepaalde inkomsten- of uitgavencategorie ‘0 euro’ staan hebt, dat je het niet moet vermelden. Argumenteer in je aanvraag waarom dat zo is, bv. omdat je aanbod gratis is of omdat je logistieke steun krijgt van een partner.
• Het is belangrijk om, nadat je alles ingevuld hebt, na te gaan of je begroting overeenkomt met je inhoudelijk projectvoorstel. Als je bijvoorbeeld in je inhoudelijk luik melding maakt van ticketverkoop, zorg dan dat er aan de inkomstenzijde in je begroting een schatting van die opbrengst wordt gemaakt, of omgekeerd, als je in je begroting kosten aanrekent voor de organisatie van workshops, zorg dan dat die workshops vermeld staan in je inhoudelijk plan.
• De indienende organisatie/persoon is steeds diegene die verantwoordelijk is voor het opvolgen van het project en de begroting. 
• Actualiseer kosten. Het kan dat je vroeger reeds projecten deed en dat het makkelijk is bepaalde gegevens uit je begroting gewoon te kopiëren. Ga echter zeker na of de prijzen nog niet veranderd zijn (zeker wat betreft energieprijzen of transport), en hou rekening met indexeringen of stijgingen.
   

Tenslotte is het altijd interessant om je dossier (zowel inhoudelijk als de begroting) nog eens te laten nalezen door een derde. Begrijpt die alles zoals jij het bedoeld had? Slaag je erin de inhoud correct over te brengen? Is je begroting transparant en duidelijk? Indien wel, dan rest je enkel om het project in te dienen. De collega's van Streekvereniging Zuidrand staan klaar om je hierbij te helpen!

Houd alle facturen, bewijsstukken en kassabonnetjes goed bij zodat je op het einde van je project makkelijk het inhoudelijk en financieel eindverslag kan opmaken. Je moet die betalingsbewijzen vaak niet mee indienen, maar wel bijhouden voor in het geval van controle.